راه‌اندازی نرم‌افزار دبیرخانه و بایگانی به منظور مدیریت ارتباطات شرکت و استفاده از کارتابل امن برای هیئت مدیره، یک بستر امن ارتباطی فراهم می‌کند. با استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه، کارکنان را در عرض چند ثانیه می‌توان دور هم جمع کرد. اطلاعات و ارتباطات داخلی و خارجی در این سامانه بایگانی می‌شوند، بنابراین تمامی اطلاعات سازمانی در هر زمان قابل دسترسی هستند. استفاده از سیستم الکترونیکی، مدیریت زمان در سازمان را بهبود می‌بخشد و دیگر نیازی به استفاده از سیستم‌های مکاتبات اداری و بایگانی سنتی نیست که زمان و انرژی کارکنان و مدیران را تلف کند.در حال حاضر، بیشتر سازمان‌ها برای ایجاد و حفظ اطلاعات مختلف به نرم افزارهای بایگانی اسناد نیازمند هستند. این نرم افزارها امکان مدیریت و طبقه‌بندی نامه‌ها را فراهم می‌کنند و به شما اجازه می‌دهند در صورت نیاز، در اسرع وقت به تمامی فایل‌ها و اسناد الکترونیکی سازمان دسترسی پیدا کنید.
دلیل استفاده از نرم افزارهای بایگانی اسناد این است که سازمان‌ها به دنبال حذف روند استفاده از کاغذ هستند و به دنبال برنامه‌هایی هستند که فرآیند کار را سریعتر و عملکرد را بهبود ببخشند. البته، با توجه به این که نرم افزارهای بایگانی برای حفظ پرونده‌های پرسنلی نیز استفاده می‌شوند، کارشناسان بایگانی باید با اصول حفظ پرونده‌های پرسنلی آشنا باشند.
معرفی نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی شامل مجموعه‌ای از ابزارها است که به شما امکان می‌دهد اسناد ورودی و خروجی سازمان را به صورت خودکار ثبت و بایگانی کنید. هدف از انجام این کار، ایجاد یک منبع مشترک برای ذخیره سازی اطلاعات مربوط به اسناد ورودی و خروجی و ایجاد دسترسی به این اسناد برای تمامی کاربران مربوطه است.
استفاده از یک نرم افزار دبیرخانه، فرایندهای کسب و کار مبتنی بر کاغذ را ساده می‌کند. با تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی، تمام مدارک در سازمان از ابتدا به صورت الکترونیکی پردازش می‌شوند. سپس اطلاعات، در دسترس افراد مشخصی قرار می‌گیرد. این کار باعث کاهش ریسک گم شدن اسناد کاغذی پس از دریافت آنها می‌شود.
سفارش طراحی سایت فروشگاهی وردپرس
علاوه بر این، سازمان‌های دولتی مجبورند روزانه حجم زیادی از داده‌ها را ذخیره و به آنها دسترسی داشته باشند. مدیریت موثر داده، انطباق با مقررات و بازیابی سریع داده‌ها برای انجام فرایندهای روزانه، بسیار حیاتی است. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی اطلاعات، نگرانی درباره مدیریت داده‌ها برطرف می‌شود. به طور کلی، استفاده از نرم افزار دبیرخانه به تحقق موارد زیر منتج می‌شود.
- افزایش شفافیت فرایند و بهبود کنترل‌های داخلی
- تسهیل ردیابی و گردش اسناد
- انطباق و مدیریت مدارک
- کاهش هزینه‌های چاپ، توزیع و ذخیره سازی
- بهبود ارتباطات داخلی و خارجی
ویژگی های یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی حرفه ای
در دنیای پر هیاهو و شلوغ امروزی، استفاده از یک نرم افزار دبیرخانه حرفه‌ای بیش از پیش ضرورت پیدا می‌کند. چرا که مدیریت حجم بی‌نهایت داده‌ها و در دسترس قرار دادن آنها در کنار حفظ امنیت، بدون کمک از یک نرم افزار مطمئن، امکان‌پذیر نیست.
نرم افزارهای دبیرخانه و بایگانی مختلف دارای تشابهاتی هستند و ویژگی های مشترک بسیاری دارند. اما یکسری ویژگی ها مختص نرم افزارهای حرفه ای است که در ادامه به این ویژگی‌ها می‌پردازیم.
یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی حرفه‌ای نرم افزاری است که از امکانات زیر برخوردار باشد:
- ثبت و بایگانی اسناد و نامه‌ها به صورت جامع
- امکان گزارش‌گیری جامع و سفارشی در تمامی قسمت‌های برنامه
- قابلیت پیوست نامه‌ها و پرونده‌ها با فرمت‌های مختلف و بدون محدودیت
- ایجاد دسترسی برای کاربران مختلف
- فعال‌سازی سیستم عملکرد کاربران و ثبت عملیات انجام شده هر کاربر با تاریخ و ساعت مشخص
- دارا بودن تقویم سازمانی
- امکان ارسال پیام درون شبکه به کاربران مختلف
- ثبت نامه‌های وارده و صادره
- امکان پشتیبان‌گیری خودکار، دستی و پشتیبان‌گیری دوم در هنگام خروج از برنامه
- دسته‌بندی نامه‌های وارده و صادره
- محیط کاربری کاملاً فارسی و راهنمای استفاده از بخش‌ها
- تفکیک نامه‌های پستی، فکس، دستی و پست الکترونیک
- چاپ آدرس و مشخصات مخاطبین بر روی پاکت
- دارا بودن دفتر تلفن گسترده با امکان جستجوی آسان بر اساس مشخصات مخاطبین
- اسکن نامه‌های صادره و وارده
- ایجاد پرونده در بخش بایگانی برای اشخاص و موضوعات مختلف
- ذخیره فایل‌ها با فرمت دلخواه در بانک اطلاعاتی
- مشاهده پیامک‌های ارسال شده، درحال ارسال و ارسال نشده همراه با قابلیت جستجو
- تغییر متن پیامک‌های ارسالی به صورت پیش‌فرض در بخش‌های مختلف برنامه
- طبقه‌بندی نامه‌ها با تعیین دسترسی برای کاربران
- ایجاد پرونده به تعداد نامحدود و ارتباط خودکار با بخش‌های مختلف
- اسکن نامه‌ها به هر تعداد صفحه
- نمایش محتویات پرونده و دسته‌بندی موضوعات و اختصاص شماره برگه به هر کدام.
- درج متن نامه و استخراج اطلاعات نامه از بانک سیستم و چاپ آن.
- تعریف الگو برای فایل‌های ورد.
- دسترسی به سیستم در سطوح امنیتی مختلف و قابل تغییر توسط مدیر سیستم.
- تعیین سطح دسترسی برای کاربران در تمامی قسمت‌های برنامه.
- ثبت نامه توسط چند کاربر به طور همزمان.
- ارجاع همراه با ثبت اقدامات انجام شده.
- ارسال کارتابل.
- ارسال نامه های داخلی.
- ثبت شماره فاکتور به عنوان سابقه و لینک شدن فاکتور مربوطه به نامه.
- گزارش‌گیری از کارتابل در برنامه.
- خروجی اکسل در فرم کارتابل.
- اجرای برنامه به صورت شبکه.
- ارسال رایگان نرم افزار بدون هزینه.
- دارا بودن قفل سخت‌افزاری
کارتابل چیست؟
کارتابل بخشی از نرم افزار دبیرخانه است که برای ارسال و دریافت نامه‌های اداری درون یک مجموعه استفاده می‌شود. اعضای مجموعه با دسترسی به نرم افزار، قادر به استفاده از کارتابل هستند. وقتی شما یا هر کاربر دیگری نامه را به یک فرد دیگر در مجموعه ارجاع می‌دهید، نامه در کارتابل شخص مورد نظر قرار می‌گیرد. این فرد می‌تواند با باز کردن کارتابل شخصی خود، نامه ارجاع داده شده را مشاهده کرده و اقدامات لازم را انجام داده و سپس نامه را به واحد و بخش مربوطه بازگرداند.
سیستم کارتابل به گونه ای طراحی شده است تا ارتباط بین کاربران داخل سازمان را راحت‌تر کند. برای استفاده از نرم‌افزار، کاربر باید آن را به صورت شبکه یا تحت وب خریداری کند. اگر نصب برنامه به صورت شبکه انجام شود، کاربران نیازی به دسترسی به اینترنت ندارند و تنها با داشتن شبکه داخلی و تنظیمات مربوطه، می‌توانند از نرم‌افزار استفاده کنند. یکی از محدودیت‌های این سیستم، عدم دسترسی به اطلاعات، در خارج از محدوده سازمان است.
اگر کاربران به دسترسی‌های خارج از سازمان نیاز دارند، باید از نرم‌افزارهای تحت وب استفاده کنند. یکی از مزایای نسخه تحت وب، امکان دسترسی به اطلاعات در همه جا است. اما معایب آن شامل هزینه بالا برای نگهداری و امنیت اطلاعات، قیمت بالای نرم‌افزارهای تحت وب، عدم در اخیار داشتن اطلاعات درون سازمان (در برخی نسخه‌ها) و عدم قابلیت استفاده از برنامه در صورت نبود اینترنت است.
خرید پشتیبانی وردپرس یکروزه تا یکساله
با خرید پشتیبانی وردپرس روزانه ، هفتگی، ماهانه و سالانه سایت خود را از معرض خطر دور کنید و ایمن کنید.
به منظور تهیه و راه اندازی یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، حتما باید از امکانات ویژه آن اطمینان حاصل کنید. نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه و بایگانی تحت وب می‌توانند به کارآمدی و بهره‌وری بخش‌های سازمان کمک کنند و امکان صرفه‌جویی در هزینه‌ها و بازگشت سرمایه را فراهم کنند. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، میتوانید یک پایگاه ثابت برای کنترل تمامی مدارک ورودی و خروجی، بدون در نظر گرفتن فرمت اسناد (کاغذ، فکس، ایمیل و غیره) داشته باشید. با ثبت یک نسخه الکترونیکی از اسناد و مدارک و طبقه‌بندی آنها، میتوانید گردش مدارک را به صورت خودکار انجام دهید.
| پیشنهادات فارسینویی : |
| فارسینو | فروشگاه آنلاین خدمات وردپرس | طراحی سایت – پشتیبانی – سئوسازی |
| چگونه رپورتاژ آگهی بنویسیم؟ |
| مشاوره رایگان وردپرس! |
| خرید رپرتاژ آگهی دائمی |
| ارتباط با واحد پشتیبانی وردپرس آسان شد! |
| پشتیبانی یک روزه وردپرس |
